С 1 января вступил в действие закон, предусматривающий обязательное использование работодателями альтернативных электронных трудовых книжек. Рабочим теперь нужно будет определиться, какой тип хранения документа для них будет предпочтительным. Уже известна структура электронного документа и порядок его выдачи.
Электронный документооборот – явление, которое известно достаточно давно, но только в последнее время его повсеместным внедрением занялись на государственном уровне. В правительстве обещают, что переход на использование электронных носителей будет постепенным, при этом право выбора формата документа, бумажного или электронного, останется за россиянами.
Оглавление:
Закон о переходе на электронные ТК
В 2020 году начали действовать внесённые в 2019 году поправки в законы, касающиеся оборота электронных трудовых книжек. В соответствии с этими дополнениями каждый работник имеет право самостоятельно определять, каким форматом документа ему удобнее пользоваться, электронными или традиционным бумажным.
Подвергся модификации Трудовой кодекс, в котором теперь закреплена возможность ввода данных о профессии и стаже работы. Правки предусматривают, что теперь любой гражданин наделен правом с его согласия фиксировать трудовой стаж исключительно в электронном формате ТК.
Согласно измененной редакции ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании», работодателей обязали сообщать в ПФ данные о своих работниках. Теперь передавать такие сведения можно и в электронном формате, но, опять же, при наличии согласия работника.
Внесены соответствующие правки и в КоАП РФ, цель которых – порядок и суммы наказаний за несоблюдение сроков предоставления работодателями необходимой электронной информации. Предусмотрены штрафы и за такие нарушения, как передача в ПФ неполных или недостоверных сведений из электронной трудовой книжки – ранее это касалось только бумажного варианта документа.
Что собой представляет электронная трудовая книжка
Фактически это тот же документ, что и бумажный эквивалент, только сведения хранятся в нем в цифровом виде. При необходимости (если потребуется предоставление бумажного формата) такую книжку можно распечатать.
Сам документ будет храниться в специальном реестре, доступ к которому возможен несколькими способами:
- через сайт ПФ;
- через портал Госуслуг;
- посредством специально созданного мобильного приложения.
Бумажная распечатка электронного документа должна содержать подпись и печать лица, выдавшего распечатанный документ, сделать это можно в МФЦ, а также у бывшего или теперешнего работодателя.
На сегодня закон обязывает работодателей поддерживать ведение ТК в обоих форматах, но со временем от бумажных версий откажутся.
Плюсы и минусы электронных трудовых книжек
Понятно, что представители молодого поколения предпочитают работать с электронными документами, благо доступность всемирной сети и технических средств доступа к ней – явление массовое и повсеместное. Но старшее поколение привыкло к бумажному документообороту, к тому же многие из них испытывают трудности при использовании компьютеров и мобильных гаджетов.
Рассмотрим положительные моменты, связанные с использованием электронного варианта трудовой книжки:
- упрощается и ускоряется доступ к данным;
- электронные документы не требуют наличия свободного места в помещении для хранения;
- электронная ТК заполняется быстрее, имеется контроль над ошибками;
- для получения спектра госуслуг не требуется посещение МФЦ;
- обеспечивается дистанционное оформление выплат.
Есть и недостатки, но их меньше:
- проблемы с Интернетом и отсутствие электричества могут лишить доступа к трудовой книжке;
- есть риск попадания информации в третьи руки;
- если требуется распечатка, потребуется посещение МФЦ или последнего/нынешнего места работы.
В любом случае на данный момент работник вправе принимать решение, использовать ему традиционную ТК или переходить на её электронный вариант. Но, по словам экспертов, со временем бумажные трудовые книжки будут полностью и безвозвратно вытеснены электронными аналогами.