В современных условиях, чаще всего, переговоры сопровождают заключение контракта. Сначала вам необходимо определить цель переговоров и какой результат планируется получить. Если переговоры идут о сделке, контракте, выполнении работ или оказании услуг то, как правило, переговоры включают в себя обсуждение условий договора и дополнительных соглашений к нему. Значит речь пойдет о цене или условиях сделки, а предметом переговоров будет соотношение цены и условий. Вы должны точно знать какие условия для вас приемлемы, а какие нет, продумать издержки. Чтобы понимать при каких условиях сделка будет для вас невыгодна.
Также можно попытаться реконструировать позицию оппонентов. Посмотреть их сильные и слабые стороны.
Иногда результатом переговоров может быть банальное уяснение того, что оппоненты понимают под тем или иным пунктом. Это может быть хорошим результатом, если контрагент вам не знаком и сэкономить вам кучу времени и денег. Если же в договоре всё прописано однозначно и предельно ясно – но оппоненты настаивают на переговорах – значит будут обсуждаться именно отклонения от буквы контракта.
Кстати, следует заранее озаботится наличием всех необходимых печатей и штампов – ведь будет весьма неприятно, если вдруг окажется, что заверить подписанный контракт нечем – из-за утери главной печати предприятия. В таком случае можно заказать изготовление печати по оттиску без документов, это делается быстро и качественно.
Определение места переговоров
Очень важно определиться с местом переговоров. Как правило, переговоры начинаются с переговоров о месте переговоров. Если переговоры серьезные и цена вопроса велика, то каждая сторона будет стремиться провести переговоры на своей территории. Проведение переговоров в своем офисе дает больше возможностей повлиять на ход переговоров. Как говорится: «Дома и стены помогают». Вы всегда можете отвлечься от переговоров, предложив контрагентам чая, и таким образом выгадать время при неожиданном повороте событий. Можно выйти под благовидным предлогом, для того чтобы посоветоваться со специалистом, или поддавить противника тем, что у вас начинается совещание.
Если же переговоры намечаются быть очень серьезными и никто не хочет уступать, то часто принимается решение встретиться на нейтральной территории. Лучше всего, если эта нейтральная территория будет вам хорошо знакома. Как в плане меню, так и в плане громкости музыки.
Регламент бизнес переговоров
Вопросы регламента очень разнообразны. Можно договориться каких вопросов касаться, а каких нет. Самое важное в регламенте – последовательность пунктов повестки. Нужно оговорить в какой последовательности двигаться по повестке и чем должен завершаться каждый этап переговоров. Меняя местами пункты повестки можно акцентировать внимание на одних вопросах и спустить на тормозах другие.
Важно не только понимать каких договоренностей планируется добиться в ходе переговоров, но и осознать, на сколько реалистично будет выполнить запланированное в отведенное для этого время. Если в регламенте речь подписании договора, то как минимум надо иметь с собой доверенность и печать.
Состав участников
Иногда в регламенте переговоров с последовательностью пунктов повестки по важности может конкурировать состав участников. Правильно подобранный состав может во многом обеспечить успех. Часто даже такая банальность – кто где сидит может сыграть важную роль.
Иногда это называют форматом встречи. Если фирмы примерно равны, то негласно считается, что директор ведет переговоры с директором, или топ менеджер с топ менеджером.
Собрав команду, надо распределить роли. Кто что будет говорить и за чем следить.
Договориться о сигналах и знаках. Иногда бывает достаточно распределить роли так, чтобы давать небольшую передышку основному оратору.
Не забывайте, что надавить на оппонентов можно пытаясь уменьшить состав участников с противоположной стороны или попросив, чтобы кого-то не было.
Результат
Если результат переговоров для вас выгоден его необходимо зафиксировать. Чтобы в дальнейшем вы могли добиться выполнения договоренностей противоположной стороной. Постарайтесь тут же написать письмо или дополнение к договору. Проект договора в необходимом для подписания количестве экземпляров у вас должен быть подготовлен заранее. Потому что если вы не зафиксируете нужные вам результаты переговоров, то договоренности могут быть потеряны.
Если вы не сделали всех этих приготовлений, значит – вы не готовы к деловым переговорам.