Сдача ежемесячной отчетности — постоянная головная боль. Вроде бы все планово, должны все отчеты сдаваться вовремя, но почему-то вечно какие-то проблемы. Отчетность, сданная не во время, грозит убытком предприятию, иногда немалыми. Первая проблема — это кадры. Невнимательность бухгалтера, незнание порой элементарных вещей приводит к плачевным результатам.
Впрочем, наличие грамотного бухгалтера, который скрупулезно относится к своим обязанностям, не всегда является стопроцентной гарантией того, все и всегда будет сдаваться вовремя. Почему так происходит? Исследовав причины, которые возникают при сведении финансовой отчетности каждый месяц, я составил схему, благодаря которой на моем предприятии отчетность ежемесячная уже не является головной болью руководителя, это просто плановая работа моих сотрудников, и каждый отвечает за свою часть работы, вместе организуя единую команду.
Первое — все первичные документы доходят до бухгалтера своевременно и ежедневно, не накапливается в одном месте неделями. Так исключается авральная работа по вводу первичных документов в конце месяца.
Второе — специальный сотрудник следит за всеми нововведениями в законодательстве и вовремя уведомляет бухгалтера о грядущих изменениях.
Ведь, как известно, у нас в законодательстве постоянно что-то появляется новое, то новая форма отчетности, то новые бланки, то считать больничный нужно по- другому — тут столько много тонкостей, даже в кадровом деле и то умудряются что-то новое изобрести.
Понимая, что в бухгалтерском деле каждый месяц происходит аврал, то есть иногда ну очень много работы наваливается на бухгалтера (и это явление постоянное), сделал запланированную прибавку к зарплате, пропорционально отработанному сверх положенному времени. Лучше поощрить немного работника, чем платить штрафы или же тратить время на проверяющих — дешевле обойдется.
В-третьих, нужна хорошая специализированная бухгалтерская программа. Их очень много, выбрать свою — задача не из простых, но еще важнее то, как она будет работать в дальнейшем. К этому вопросу нужно подойти со всей серьезностью, и стоимость 1С не должна вас останавливать.
Главное — приобретя программу, не забудьте об обслуживании. Ведь какое будет обслуживание программы, такая будет и отдача. Приобретая программу, нужно тщательно продумать, кто же будет заниматься сопровождением программы. Лучшее решение — иметь своего толкового программиста, но для небольшого предприятия это обременительно, да и не может человек знать все. Ведь иногда берут программиста и считают, что он должен отвечать за все — за работающую технику, за обновление и иногда за переделку программ, а это в корне неправильно. Лучше иметь в штате системного администратора и прибегать к услугам посторонней организации, которая специализируется на сопровождении бухгалтерских программ.
Можно быть спокойным — всегда при кардинальных изменениях в законодательстве будет меняться и сама программа, а, следовательно, сдаче отчетности ничто не будет угрожать.
Очень часто внезапная болезнь ценного сотрудника либо его семейные проблемы ставят под угрозу сдачу отчетности, именно поэтому каждый сотрудник имеет двойника — то есть любой сотрудник может выполнить работу другого. Теперь можно спокойно уехать отдыхать, зная, что сведение ежемесячной финансовой отчетности будет выполнено вовремя и мое присутствие будет необходимо только при подписании важных документов, требующих моего личного вмешательства. Ведь у директора, так же, как и у всех на предприятии, есть свой двойник, который выполнит работу на время отпуска — отдых нужен всем без исключения.